Biura post-COVID-19 - jak zapewnić bezpieczny powrót pracownikom

Po kilku miesiącach przestoju, świat powoli rusza. Otwierają się hotele, galerie handlowe, a sklepy i restauracje dostosowują swoje usługi do nowej rzeczywistości. Również biura ewoluują i dostosowują swoją pracę do nowych norm i wytycznych. Staramy się wrócić do normalności, którą znaliśmy przed COVID-19 i tworzymy tak zwaną nową rzeczywistość (new normal).

Bezpośrednia współpraca i kontakt pracowników nie tylko sprzyja nowym pomysłom, ale też zaspokaja potrzeby kooperacyjne i społeczne. To właśnie praca w biurze pomaga pracownikom zacieśnić więzi, co przekłada się na lepsze zrozumienie, wydajność i wyniki. Dlatego tak ważne jest stworzenie powierzchni biurowej, która - nie tylko w czasie pandemii, ale również w przyszłości - zapewni pracownikom bezpieczną pracę.

A jakie standardy higieniczno-sanitarne powinno spełnić biuro w czasie pandemii? Odpowiedź znajdziesz w poniższym artykule.

Firmy konsultingowe i projektanci zastanawiają się nad tym, jak praca zdalna wpłynie na biura stacjonarne. Część uważa, że zapotrzebowanie na powierzchnię biurową się zmniejszy (ze względu na problemy finansowe firm spowodowane lockdownem i home office), druga część natomiast skłania się ku stabilizacji, a wręcz wzrostowi zapotrzebowania na powierzchnie biurowe (spowodowane obostrzeniami i koniecznością zachowania dystansów). Niezależnie od tego, jaką strategię przyjmie firma - jedno jest pewne - należy stworzyć bezpieczne biuro, zachowując przy tym nowe wytyczne dotyczące norm sanitarnych.

Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii i Główny Inspektorat Sanitarny wydało wytyczne dotyczące organizacji pracy biurowej w trakcie SARS-CoV-2. Zgodnie z informacjami zamieszczonymi na stronie gov.pl, celem wdrażanych procedur jest:

1. Dodatkowe zwiększenie bezpieczeństwa pracowników w biurze.

2. Minimalizowanie ryzyka zakażenia pracowników oraz innych osób z zewnątrz, do której to grupy wliczają się także kontrahenci, klienci oraz dostawcy.

3. Ograniczenie liczby kontaktów w danym przedziale czasowo-przestrzennym, w ramach zabezpieczenia przed możliwym zakażeniem.

4. Kompleksowe działanie dostosowane do etapu zaawansowania stanu epidemicznego.

Zadaniem pracodawcy jest stworzenie powierzchni biurowej, która będzie sprzyjała nie tylko rozwojowi pracowników czy budowaniu społeczności (przeczytaj o koncepcji “śmigła” tutaj), ale też zapewni im bezpieczeństwo i odpowiednią higienę pracy. Wytyczne Ministerstwa Rozwoju oraz Głównego Inspektoratu Sanitarnego wydały wytyczne dotyczące organizacji pracy biurowej w czasie epidemii. Ich celem jest zwiększenie bezpieczeństwa pracowników oraz minimalizacja ryzyka zakażenia zarówno pracowników, jak i osób z zewnątrz.

Aranżując biuro:

• zadbaj o właściwą architekturę powierzchni biurowej;

• wprowadź małe usprawnienia i udogodnienia;

• zaszczep w pracownikach nowe nawyki.

Poniżej wyjaśniamy jak to zrobić.

/1 Zadbaj o bezpieczną odległość między stanowiskami.

Jednym z podstawowych wymogów sanitarnych jest zachowanie bezpiecznego dystansu od innych osób. Oznacza to, że zarówno stanowiska pracy, jak również dystans pomiędzy pracownikiem a klientem/kontrahentem, powinien wynosić minimum 2 m.

/2 Zainstaluj przezroczyste panele pomiędzy stanowiskami.

To estetyczne, a zarazem higieniczne rozwiązanie nie tylko będzie “łapać” zarazki, ale też będzie zapobiegać ich rozprzestrzenianiu się. Jednocześnie przezroczyste panele pozwolą pracownikom na swobodną komunikację.

/3 Zainstaluj nowe oznakowanie budynku.

Mowa tutaj między innymi o oznaczeniach na podłodze dotyczących zachowania dystansu oraz plakatach i informacjach przypominających o dezynfekcji rąk i zakładaniu maseczki.

/4 Zadbaj o bezpieczeństwo w pomieszczeniach socjalnych.

Aby zwiększyć bezpieczeństwo pracowników należy ograniczyć przedmioty, które mogą zachęcać do spotkań w większym gronie. Na przykład miski z owocami czy zdrowymi przekąskami

/5 Zaplanuj przepływ komunikacji w biurze.

Mowa tutaj o zwiększeniu dystansu i zredukowaniu strefy wzmożonego grupowania się pracowników. Zmień ustawienie mebli w taki sposób, aby ludzie nie przechodzili blisko biurek. Możesz również zamienić obecne biurka na mniejsze, dzięki czemu będziesz miał więcej możliwości przeorganizowania powierzchni biurowej.

/6 Przenieś miejsce spotkań z zamkniętych pokoi konferencyjnych do otwartych pomieszczeń.

Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju i Głównego Inspektoratu Sanitarnego, wszelkie spotkania powinny trwać możliwie krótko i powinien być zachowany dystans między pracownikami, co można osiągnąć poprzez wydzielenie stref meetingów, na przykład przy pomocy paneli akustycznych.

/7 Zmniejsz liczbę osób w pomieszczeniach zamkniętych.

Doskonałym sposobem na zachowanie ciągłości pracy przy jednoczesnym zmniejszeniu liczby osób w biurze, jest wprowadzenie pracy hybrydowej.

Higiena w miejscu pracy zawsze była ważna, jednak w czasie COVID-19 nabrała ona kluczowego znaczenia. Dlatego należy na nowo zorganizować sposób pracy personelu sprzątającego. Jeśli posiadasz większą firmę, możesz wprowadzić całodzienny dyżur personelu sprzątającego, w mniejszych firmach należy zadbać o dobrze zorganizowaną rotację pracowników. Ale to nie wszystko - automatyzując część dotychczasowych rozwiązań i wprowadzając zupełnie nowe, zwiększasz nie tylko komfort pracy swoich pracowników, ale też dbasz o ich bezpieczeństwo w miejscu pracy. Dobrym rozwiązaniem będzie wprowadzenie takich rozwiązań, jak:

1. rozmieszczenie stacji do dezynfekcji rąk; 

2. zamontowanie nakładek na klamki, które umożliwiają otwieranie drzwi łokciem lub nadgarstkiem; 

3. montaż automatycznych spłuczek;

4. montaż baterii umywalkowych z czujnikiem ruchu; 

5. zakup dozowników mydła z czujnikiem ruchu;

6. zakup sterylizatora powietrza;

7. zamontowanie automatów na ciepłe i zimne napoje oraz przekąski w aneksach kuchennych.

Wytyczne biura post-COVID-19 mogą na początku Cię przerazić, ale nic się nie martw. Zaprojektowanie bezpiecznego biura opiera się na opracowaniu nowej strategii, znajomości przepisów i zasad higieniczno-sanitarnych. Dlatego postępując zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii i Głównego Inspektoratu Sanitarnego oraz stosując się do naszych wskazówek, stworzysz bezpieczną przestrzeń dla swoich pracowników. Mamy nadzieję, że zasady i usprawnienia, które wymieniliśmy w artykule pokazały Ci, że będą to zmiany na lepsze. Jedyne co Ci pozostało, to wdrożyć je w swoim biurze.