Biura post-COVID-19 - nowa koncepcja dla przestrzeni biurowych

Początek roku 2020 zaskoczył nas wszystkich. Z dnia na dzień obudziliśmy się w nowej rzeczywistości. Musieliśmy zostać w domach - sklepy, restauracje czy kina zostały zamknięte. Dużo fabryk wstrzymało produkcję, a biura musiały w krótkim czasie przeorganizować swój tryb pracy, przenosząc pracę z biura na pracę zdalną, co okazało się sporym sukcesem. Jednak praca zdalna, mimo wielu swoich zalet, nie jest w stanie zastąpić pracy w biurze. To właśnie praca w biurze:

• sprzyja nowym pomysłom;

• zaspokaja potrzeby kooperacyjne;

• zaspokaja potrzeby społeczne.

Dlatego praca w biurze pomimo zalet i korzyści, jakie daje pracownikowi home office, zawsze będzie istotnym elementem dla rozwoju firmy. Nawet pracując zdalnie, kluczowe dla firmy sprawy powinny być omawiane i opracowywane w biurze. Mowa tutaj między innymi o rozwiązywaniu problemów, rozwoju oraz innowacji i budowaniu społeczności. Dlatego w obecnej sytuacji tak ważna jest odpowiedź na pytanie, jak powinno wyglądać biuro w “nowej normalności” (biuro post-covid-19).

O pracy hybrydowej mówi się coraz częściej w kontekście nowego modelu pracy. Polega on na połączeniu możliwości pracy zdalnej z pracą stacjonarną. W zależności od specyfiki pracy i kultury firmy, może ona występować w różnych odmianach. Mowa tutaj o:

• stałym podziale zespołów - jedna część załogi pracuje całkowicie zdalnie, a druga część pracuje stacjonarnie z okazjonalną pracą zdalną;

• rotacji zespołów - zakłada ona podział zespołu na części, a następnie rotacyjną (regularną) wymianę grup. Podczas, gdy jedna grupa pracuje w biurze, druga wykonuje pracę zdalnie;
  

• dowolności - ten model pracy hybrydowej zakłada przewagę pracy zdalnej, ze stałym dostępem do biura, gdzie pracownicy mogą na przykład odbywać spotkania.

Praca zdalna opiera się na 4 najważniejszych fundamentach:

• Trust (zaufaniu);

• Focus (skupieniu);

• Learning (rozwoju);

• Wellness / Activity (dbaniu o balans fizyczny i psychiczny).

Natomiast praca w biurze powinna skupiać się na takich aspektach, które najlepiej wykonuje się w miejscu pracy. Mowa tutaj o:

• Experience (doświadczeniu);

• Problem solving (rozwiązywaniu problemów);

• Community (społeczności);

• Innovation (innowacji).

Unispace stworzył nowy model hybrydowego biura - Propeller Office, który zbudowany jest na nowym balansie pomiędzy pracą w biurze, a pracą zdalną.

Unispace

Fakt numer 1 - praca zdalna się sprawdza. Prawie 51% uczestników badania “Efektywność pracy zdalnej” uważa, że wykonywanie obowiązków zawodowych w domu jest skuteczniejsze niż w biurze. Ale to nie wszystko. Taki model pracy zapewnia pracownikowi dużą elastyczność i większą swobodę podczas organizowania dnia. Dzięki czemu pracę, którą do tej pory wykonywał w sztywnych ramach czasowych, może wykonać np. wieczorem, a w ciągu dnia może poświęcić czas rodzinie. To realnie przekłada się na większą frekwencję. Ale to nie wszystko - pracując zdalnie pracownik nie traci cennego czasu na dojazd do pracy i powrót do domu, unika stania w korku, dzięki czemu zyskuje więcej wolnego czasu, który może przeznaczyć na swoje pasje lub życie rodzinne. Pracując zdalnie dbamy o środowisko - realnie przyczyniamy się do zmniejszenia smogu w swoim otoczeniu, co przekłada się na świeże powietrze i większy komfort życia. Z ponad 25 000 wywiadów, które przeprowadziło Unispace na całym świecie wynika, że 47% respondentów wolałoby pracować z domu przez 2-3 dni lub więcej, ponieważ właśnie tam mogą się najlepiej skoncentrować.

Fakt numer 2 - home office nie zastąpi pracy w biurze. Nawet najlepiej zorganizowana praca zdalna, która zapewnia pracownikowi komunikację za pomocą komunikatorów lub wideokonferencji, nie jest w stanie zastąpić pracy biurowej. Spotkania ze współpracownikami zacieśniają więzi i sprawiają, że współpracownicy lepiej się dogadują, a to oznacza lepszą współpracę i komunikację. To właśnie praca w biurze sprzyja innowacjom - to przecież właśnie w w nich odbywają się burze mózgów i praca zespołowa.

Z badań Grafton Recruitment oraz CBRE wynika, że prawie 65% pracowników chciałoby pracować w biurze z możliwością pracy zdalnej (na tzw. home office) minimum 2-3 dni w tygodniu. Może się to przełożyć na wiele pustych miejsc w biurze. Dlatego wychodząc naprzeciw oczekiwaniom zarówno pracowników, jak i pracodawców, Unispace zaprezentował nową, innowacyjną koncepcję, czyli Propeller Office - koncepcję “śmigła”. Polega ona na ewolucji, a nie rewolucji przestrzeni biurowej. Propeller Office skupia się na zaspokojeniu potrzeb społecznych, wzmacnianiu marki, kultury, innowacjach i rozwiązywaniu problemów, a nie na indywidualnych miejscach pracy i skupieniu. Takie innowacyjne podejście do przestrzeni biurowej znacząco wpłynie na zmniejszenie potrzebnej przestrzeni biurowej - biurka, które do tej pory dominowały w biurze, zostały przeniesione do domów. To właśnie sytuacja wymuszona przez COVID-19 potwierdziła teorię, że bardziej interaktywne miejsca pracy przynoszą więcej korzyści. To właśnie w biurze:

/1 Będzie budowana społeczność.

Coraz więcej osób szukając pracy dąży do tego, aby ich osobiste idee pokrywały się z misją firmy. Dlatego firma skupiona na społeczności może wykazać się większym zaangażowaniem w opiekę mentorską i koleżeństwo oraz zbiorowe poczucie, że podobnie myślący ludzie są po to, by robić wspaniałe rzeczy. Przestrzenie, które mogą sprzyjać budowaniu społeczności, to między innymi: biblioteka, strefa jedzenia, ogród, szklarnia czy pokój muzyczny.

/2 Będą powstawać innowacyjne pomysły.

Obecny rynek wymaga od firm czegoś więcej niż tylko oprogramowania i technologii. Mowa tutaj o odważnych pomysłach i koncepcjach, które napędzają zmiany. Sytuacja z COVIDem udowodniła nam, że tradycyjne biura nie są w stanie tego zapewnić. Dlatego współczesne środowisko pracy powinno być miejscem, w którym idee intelektualne, społeczne, kulturowe, empiryczne czy finansowe będą swobodnie wymieniane, rozwijane, inkubowane, kwestionowane i wykorzystywane. Przestrzenie, które wspomagają innowacje to na przykład: pokój drzemki, centrum obsługi klienta, stoły obok siebie czy ciche strefy.

/3 Będą rozwiązywane problemy.

jest to przestrzeń, w której zarówno pracownicy, jak i partnerzy współpracują, aby stworzyć coś bardziej znaczącego i innowacyjnego niż to, co mogliby osiągnąć samodzielnie. Przestrzeń do rozwiązywania problemów jest adaptacyjna i może być zaaranżowana w taki sposób, aby wspierać każde twórcze przedsięwzięcie. Takie obszary nie tylko gwarantują “burzę mózgów”, ale też zmieniają postrzeganie marki i tworzą energię, która przyciągnie nie tylko nowych pracowników, ale też inwestorów oraz klientów. Projektując strefę do rozwiązywania problemów warto stworzyć takie obszary, jak: centrum innowacji, studio multimedialne czy strefa marki.

Pamiętaj, że nie ma jednego właściwego schematu na dobranie obszarów. Jest to uzależnione od branży, w której działa Twoja firma oraz od potrzeb organizacji i pracowników.

Niezależnie od tego czy tworzysz nowe biuro, czy reorganizujesz już to istniejące, musisz brać pod uwagę nowe wymogi sanitarne, których głównym celem jest zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom. Jednym z podstawowych wymogów sanitarnych jest zachowanie odległości - minimum 1,5 m od innych osób. Nie martw się - nie oznacza to, że będziesz musiał zwiększyć powierzchnię biura. Wręcz przeciwnie! Wprowadzając koncepcję “śmigła” może się okazać, że Twoja przestrzeń biurowa będzie lepiej zorganizowana niż przed COVID-19.