Open space office - wady i zalety otwartej przestrzeni biurowej

Open space (w tłumaczeniu z angielskiego otwarta przestrzeń) to pojęcie, które używane jest do określenia wielkopowierzchniowej przestrzeni biurowej. W takim modelu biurka (stanowiska pracy) poustawiane są w jednej, dużej przestrzeni, bez podziału na pokoje czy gabinety. Za pomysłodawcę open space uznaje się architekta Franka Lloyda Wrighta, to on uznał w 1906 roku, że pokoje oraz ściany nie służą niczemu dobremu. Moda na open space pojawiła się w Polsce na przełomie XX i XXI wieku. Przyszła ona wraz z zachodnimi korporacjami, które postanowiły otworzyć swoje oddziały w naszym kraju. Jak każde rozwiązanie, również otwarte przestrzenie biurowe nie są pozbawione wad i mają swoich zwolenników oraz przeciwników.

Wśród zalet open space należy wymienić:

/1 Łatwą komunikację i budowanie relacji między pracownikami - biura typu open space ułatwiają dostęp do innych pracowników. Nie trzeba przemieszczać się między piętrami lub pokojami, które mogą prowadzić do izolacji lub tworzenia się wrogich sobie grup. W open space pracownicy mają poczucie jedności;

/2 Możliwość łączenia stanowisk pracy w większe zespoły - pracowników można łączyć w różne teamy według różnych kluczy, na przykład zgodnie z zadaniami związanymi z obecnie wykonywanym projektem lub według konkretnych działów;

/3 Możliwość podpatrywania innych, bardziej doświadczonych pracowników - osoby mniej doświadczone mają większą możliwość uczenia się od swoich bardziej doświadczonych kolegów. Mogą oni na przykład obserwować, jak ich podopieczni radzą sobie podczas rozmów z klientami;

Wśród wad open space wymienia się:

/1 Większy hałas - duża liczba pracowników generuje większy hałas. Nie zawsze pracownik wykonuje swoją pracę w ciszy i skupieniu pozostając przy swoim biurku i poświęca cały czas na pracę. Jak wspomnieliśmy wyżej, open space zachęca do wymieniania się wiedzą i doświadczeniem, a to z kolei przekłada się na rozmowy, które nie zawsze są ciche i mogą rozpraszać i dekoncentrować pozostałych pracowników. Hałas i rozmowy współpracowników nie tylko zwiększają dyskomfort w trakcie pracy, ale też zwiększają stres, przyspieszają wypalenie zawodowe i powodują brak koncentracji. Gloria Mark z Uniwersytetu Kalifornijskiego odkryła, że powrót do wcześniej przerwanej czynności zajmuje nam aż 25 minut!;

/2 Ograniczoną prywatność - otwarta przestrzeń biurowa sprawia, że każdy może mieć wgląd do monitora pracownika, co może powodować duży dyskomfort. Dodatkowo siedząc blisko ciągu komunikacyjnego, część pracowników może się rozpraszać, gdy koło nich będzie przechodzić szef lub współpracownik;

/3 Rozbieżne preferencje dotyczące temperatury - każdy człowiek ma inne preferencje dotyczące temperatury. Jednym jest wciąż gorąco, inni z kolei lepiej czują się w chłodnych, klimatyzowanych pomieszczeniach. Otwarta przestrzeń biurowa wymaga więc kompromisu. A to oznacza brak indywidualnego podejścia i wyjścia naprzeciw potrzebom jednostek w celu zwiększenia komfortu ich pracy;

/4 Brak indywidualnego oświetlenia stanowiska pracy - podobnie jak z temperaturą, również oświetlenie w open space stanowi spory problem. Część osób będzie chciała pracować przy dziennym świetle, inni z kolei będą chcieli zasłonić okna. Pozostaje również problem dostępu do światła dziennego. Większość stanowisk zazwyczaj jest go pozbawiona, co negatywnie będzie wpływać nie tylko na zdrowie pracowników, ale też ich samopoczucie. Jakiekolwiek ograniczenia dostępu do światła dziennego skutkują sennością i drażliwością. Dlatego tak ważna jest dla pracownika możliwość dopasowania oświetlenia stanowiska pracy według własnych preferencji;

/5 Większe ryzyko chorób - osoby, które pracują w open space są bardziej podatne na choroby. W pomieszczeniach, w których pracuje większa liczba osób, łatwiej rozwijają się bakterie oraz wirusy.

Pozostaje jeszcze kwestia przepływu informacji - sprawny i szybki przepływ informacji oraz dokumentów jest zarówno wadą, jak i zaletą open space. Otwarta przestrzeń biurowa sprawia, że pracownicy mogą swobodnie wymieniać się swoimi pomysłami, doświadczeniem czy wiedzą. Dzięki temu zwiększa się ich kreatywność i motywacja do działania. Jednocześnie zwiększa się chaos w miejscu pracy, który może negatywnie wpływać na wykonywaną pracę.

Mimo, że open office nie jest najlepszym rozwiązaniem dla pracowników (zmniejsza komfort pracy i może negatywnie wpływać na ich samopoczucie), to wielu pracodawców decyduje się na otwartą przestrzeń biurową. Przekonują ich przede wszystkim aspekty ekonomiczne. Wśród najważniejszych powodów wymienić należy:

/1 Mniejsze koszty  - dotyczy to zarówno wyposażenia przestrzeni biurowej, jak i stanowiska pracy na metr kwadratowy. Zdaniem Grzegorza Frątczaka, który jest trenerem biznesu i twórcą raportu “Ujarzmij Open Space”, takie zaaranżowanie przestrzeni jest o około 20% tańsze w porównaniu do tradycyjnego modelu;

/2 Większa liczba pracowników - poza kosztami związanymi z zaaranżowaniem biura, dochodzi jeszcze jeden aspekt, który przekłada się na finanse. Otwarta przestrzeń + więcej biurek = więcej miejsc pracy, czyli pracowników. Możliwość zatrudnienia większej liczby osób pozwala firmie na szybszy rozwój i wykonanie pracy w krótszym terminie. Pracodawca może również podzielić pracę pomiędzy większą liczbę pracowników, dzięki czemu zadania nie czekają na swoją kolej;

/3 Większą elastyczność aranżowania przestrzeni  - jak już wspomnieliśmy, stanowiska pracy można organizować według różnych kluczy. Przestawienie biurek i mobilnych ścianek działowych jest proste i nie sprawia wiele kłopotu. Nie ma też ograniczeń takich, jak w przypadku pokoi, które mają ograniczoną przestrzeń. Open space umożliwia zaaranżowanie przestrzeni zgodnie z obecnymi potrzebami;

Otwarta przestrzeń pracy sprawdzi się wszędzie tam, gdzie konieczna jest praca zespołowa czy “burze mózgów”. Trzeba jednak pamiętać, że nie każdy pracownik będzie się dobrze czuć w takiej przestrzeni. Taki model biura z pewnością docenią ekstrawertycy, którzy lubią dzielić się swoimi pomysłami i potrzebują innych osób do dobrego samopoczucia. Każdy pracodawca musi sam rozważyć plusy i minusy open space i zdecydować, czy jest to przestrzeń, którą chce zaaranżować w swoim biurze.